Taken van de voorzitter

De voorzitter heeft onder andere de volgende taken:

· Planning van vergaderingen (waaronder de jaarvergadering)

· Toezicht houden op de samenstelling van de agenda voorafgaand aan de vergadering

· Vergaderingen (waaronder de jaarvergadering) voorzitten

· Nakijken uitgewerkte notulen, voordat deze verspreid worden

· Toezicht op het huishoudelijk reglement en zonodig beslissen tot het bijstellen

· Toezicht op de actiekalender

· Beoordelen post, niet bestemd voor secretaris, penningmeester, wedstrijdcoördinator en verenigings scheidsrechter coördinator

· Coördinatie van de mededelingen op het TOHP-bord

· Behandeling van klachten over de zaal of materialen door leden. Contact hierover met Sourcy

· Tekenen voor Kamer van Koophandel registratie

· Als tweede (na de penningmeester) tekenen bij de Rabobank

Taken van de secretaris

Ledenadministratie => taken:

· Bijwonen bestuursvergaderingen TOHP

· Uitnodiging nieuw trainingsseizoen opstellen en rondsturen aan alle leden (oude en nieuwe leden en trainers), inclusief wetenswaardigheden en actueel huishoudelijk reglement

· Up to date houden van de ledenlijst; hiervan 2 maal per jaar (per 01-09 en per 01-01) een overzicht aan het bestuur verstrekken (penningmeester)

· Aanmeldingsformulieren up to date houden (o.a. contributie)

· Verstrekken aanmeldingsformulieren aan nieuwe leden, inclusief een welkomsbrief + wetenswaardigheden en actueel huishoudelijk reglement

· Rondsturen eerste nieuwsbrief; zie ook “Gezamenlijke taken van het bestuur”

· Uitnodiging voor jaarvergadering in mei opstellen en rondsturen aan alle leden, inclusief de tweede nieuwsbrief; zie ook “Gezamenlijke taken van het bestuur”

· Scheidsrechters / tellers plannen voor de wedstrijden

Postontvangst en -verdeling => taken:

· Bijwonen bestuursvergaderingen TOHP

· Sorteren van de ontvangen post en bezorgen bij de bestuursleden (+ 2 maal per week)

Nog te verdelen taken:

· Agenda samenstellen voorafgaand aan de vergadering en rondsturen (aan alle bestuursleden en contactpersonen van de commissies). Voor het rondsturen de agenda eerst kortsluiten met de voorzitter.

· Vergaderingen notuleren

· Uitwerken van de notulen en rondsturen aan alle bestuursleden en de contactpersonen van de commissies. Voor het rondsturen de uitwerking eerst kortsluiten met de voorzitter.

Taken van de penningmeester

Financieel beheer, waaronder

· Aanvragen subsidies

· Verrichten betalingen / denk aan de betaling aan de trainers als ze geen rekening indienen

· Afstemming van aan de Nevobo te betalen contributie met ons ledenbestand

· Controle van het incasso

· Controle van de overige ontvangen bedragen

· Controle op de juistheid van de betalingen aan Sourcy Center => afstemmen met degene die de zaal reserveert

Verslag leggen van het financieel beheer, waaronder:

· Opmaken jaarverslag (balans, resultatenrekening)

· Opmaken budget voor het komende seizoen

· Toelichting van het jaarverslag en het budget tijdens de jaarvergadering

Overige taken:

· Bijwonen bestuursvergaderingen TOHP

Gezamenlijke taken van het bestuur (secretariële taken)

Hieronder vallen onder andere

· het uitbrengen van de nieuwsbrief twee keer per seizoen (in december en april) => hierbij dient onder andere de volgende informatie te worden verzameld:

- overzicht bestuur

- stukje van ieder team

- stukje van de trainer

- stukje van commissies

- belangrijke wijzigingen van regels die gelden binnen de Nevobo

- resultaten bereikt door de stuurgroep

· Voorafgaand aan het begin van het seizoen en bij het weergeven van het overzicht van het bestuur in de nieuwsbrief en het vaststellen van de overige nieuwtjes controleren we de wetenswaardigheden over TOHP en stellen we o.a. de samenstelling van bestuur, coördinatoren en commissies vast. Voorafgaand aan het seizoen krijgt iedereen daar ook een overzicht van, tezamen met de uitnodiging voor het nieuwe seizoen.

· Coördinatie voor het aanbrengen van een stukje in de PIOT bij iedere uitgave hiervan (dit jaar (2002/2003) verzorgt Dames 1 dit)

· Contacten met verschillende commissies binnen TOHP. Aansturing/bijsturing voor zover noodzakelijk. Vaststellen of afspraken volgens actiekalender worden gehaald, dan wel of hier extra actie op gezet moet worden.

· Public Relations (PR). Onder andere schrijven van stukjes in de krant of een ander blad. Daarnaast mogelijkheden voor promotie van het volleybal (de volleybalvereniging) zoeken en ontwikkelen. Aangeven van het benodigd budget.

· Enquêtes invullen

· Bijwonen van vergaderingen van de Nevobo => deze taak is voornamelijk weggelegd voor leden die in de competitie deelnemen, gezien het belang. Deze taak kunnen overige competitieleden ook uitvoeren, zodat de coördinatie alleen in het bestuur zit. Let op de verspreiding van het nieuws dat uit deze vergaderingen naar voren komt.

· Vergaderingen in de omgeving bijwonen (Zieuwents belang). Ook uit te voeren door niet-bestuursleden.

· Bezoeken van recepties van andere verenigingen. Ook uit te voeren door niet-bestuursleden.

· Deelname van één bestuurslid in de stuurgroep. Deze coördineert de activiteiten om de doelstellingen en afspraken te bereiken. Verder legt hij/zij verslag af tijdens iedere vergadering omtrent de ontwikkeling en de voortgang binnen deze stuurgroep.

· Begeleiding/ontwikkeling van leden binnen het bestuur, zodat er een gezonde roulatie binnen het bestuur komt.

· Coördinatie van de mededelingen op het TOHP-bord

· Behandeling van klachten over de zaal of materialen door leden. Contact hierover met Sourcy

· Bijwonen bestuursvergaderingen TOHP

Taken van de wedstrijdcoördinator

Hieronder vallen onder andere:

· Bijwonen competitievergaderingen Nevobo (+ 3* per jaar)

· Bijwonen bestuursvergaderingen TOHP

· Eind mei: voorlopige opgave teams voor het komende seizoen

· Juli: definitieve opgave teams + planning van de beschikbare zaterdagen in de sporthal

· Contacten met Sourcy-center: uren aanvragen i.v.m. trainingen, optie nemen voor competitiezaterdagen

· Winkeldag Nevobo: formulieren voor het nieuwe seizoen ophalen in Goor

· Competitieschema’s kopiëren en uitdelen aan de teams

· Definitieve competitieprogramma verifiëren met optiedata in Sourcy; daarna definitief zaal bespreken

· Voor alle thuiswedstrijden zorgen dat de formulieren ingevuld zijn en in de competitiekoffer liggen

· Formulieren na thuiswedstrijden opsturen naar Nevobo

· Uitslag dames 1 doorbellen op zaterdagavond

· Evt. wijzigingen in de competitie regelen/doorgeven.

Taken van de verenigings scheidsrechter coördinator

Hieronder vallen onder andere:

· Zorgen dat het scheidsrechterkorps voldoende is t.o.v. het aantal competitieteams

· Bijwonen van de jaarlijkse arbitragevergadering in Haaksbergen

· Bijwonen van bestuursvergaderingen Tohp

· Bijscholing regelen voor scheidsrechters (in overleg met Marvo en K.S.H.)

· Beoordelingsformulieren voor scheidsrechters kopiëren en zorgen voor voorraad in de competitiekoffer

· Na elke wedstrijd beoordelingsformulieren invullen en opsturen (aanvoerster van elk team zorgt voor het invullen)

· Begin van het seizoen: opgave van scheidsrechters, wie is regioscheidsrechter, aanmelden nieuwe cursisten (deze formulieren + eind juni persoonlijk inleveren in Goor)

· Contactpersoon van Tohp met Nevobo

· Contactpersoon voor scheidsrechters van Tohp

· Regelen van scheidsrechter/teller bij extra (beker)wedstrijden.

Taken van de recreantencoördinator

· Bijwonen bestuursvergaderingen TOHP

· Belanghebbende informatie verspreiden onder de recreanten

· Correspondentie verzorgen tussen Nevobo en de recreanten

Taken van de technische commissie

· Contract verlengen en aanstellen van nieuwe trainers

· Werven en opleiden coaches, trainers, aanvoerders, scheidsrechters (o.a. door cursussen van de volleybalbond)

· Begeleiden van coaches en aanvoerders

· Attenties voor trainers en scheidsrechters regelen aan het einde van het jaar (wie zorgt er voor deze attentie?)

· Trainers die stoppen o.a. attentie namens TOHP aanbieden (bedanken)

· Sleutels ballenkast coördineren (zijn er voldoende en hebben nieuwe trainers er één? etc.)

· Navragen of de volleyballen gecontroleerd zijn. Zijn er nieuwe nodig? Zo ja, wie besteld ze?

· Doorstroming van spelers

· Vergaderingen van de NEVOBO bijwonen

· Aangeven van de hoogte van het benodigde budget voor trainerskosten, scheidsrechterskosten en kosten van volleyballen

· Bijwonen bestuursvergaderingen TOHP door coördinator

Taken van de activiteitencommissie

Buitenverenigingsactiviteiten regelen zoals:

· Grote clubactie

· MACL bloemencorso

· Ziemadag

Binnenverenigingsactiviteiten regelen zoals:

· Afsluitingsavond

· Buitentoernooi(en)

· Onderlinge toernooien met Tohp-leden in december en in mei (afsluitend toernooi)

· Kerkdorpentoernooi / onderling toernooi met omliggende verenigingen

· Sponsoring

· PR-functie

· Verslag van de activiteiten

Overige taken:

· Aangeven van de hoogte van het benodigde budget voor de diverse activiteiten (uitgesplitst naar de afzonderlijke activiteiten)

· Bijwonen bestuursvergaderingen TOHP door coördinator

Taken van de jeugdcommissie

· Begeleiding van jeugdleden

· Promotie volleybal (op school e.d.)

· Contact ouders

· In standhouden jeugdgroepen

· Zorgen voor een goede en tijdige doorstroom van de jeugd naar junioren- en seniorenteams

· Organisatie activiteiten voor de jeugd (sinterklaas, kamp)

· Aangeven van de hoogte van het benodigde budget voor begeleiding, ontwikkeling en stimulering van de jeugd (uitgesplitst naar afzonderlijke activiteiten)

· Bijwonen bestuursvergaderingen TOHP door coördinator

Taken van de recreantencommissie

· Onderlinge band met alle recreanten versterken

· Organisatie van geplande wedstrijden

· Organisatie van recreanten activiteiten

· Begeleiding

· Betrokkenheid met de vereniging versterken.

· Aangeven van de hoogte van het benodigde budget voor de recreanten

· Bijwonen bestuursvergaderingen TOHP door coördinator